Le logiciel de pointage, également appelé « pointeuse horaire », est un appareil utilisé par les entreprises dans la gestion du temps de travail de ses employés. Grâce à ce dispositif, vous pouvez contrôler les entrées, les sorties, les heures supplémentaires et les absences. Focus sur le mode de fonctionnement de cet outil et sur ses principaux avantages.
Pointeuse horaire : comment ça marche ?
Le Code du travail exige des entreprises qu'elles utilisent un logiciel de pointage afin de garder un œil sur les entrées et les sorties des salariés. Ainsi, la présence de cet appareil suffit, à elle seule, pour faire respecter les obligations professionnelles. Les nouveaux modèles disponibles sur le marché assurent le suivi des heures de travail conformément à la loi mise en vigueur.
D'ailleurs, le calcul du temps réel que les employés passent à l'intérieur des locaux de l'entreprise peut vite devenir problématique pour les travailleurs à temps partiel, lorsqu'il y a réduction du temps de travail, des heures supplémentaires ou des heures de nuit.
Selon les normes établies par la Commission nationale de l'informatique et des libertés, les sociétés qui ne respectent pas l'impératif de mettre en place une pointeuse ou encore une badgeuse peuvent être sanctionnées. La sanction est pénale avec l'obligation de payer une amende comprise entre sept cent cinquante et près de quatre mille euros, le premier montant étant relatif aux personnes physiques, le second aux personnes morales.
Les différents types de pointeuses
Il y a plusieurs types de pointeuses horaires disponibles sur le marché. Vous pouvez donc choisir le modèle qui vous convient, à condition que le logiciel soit fiable et en mesure d'enregistrer les données avec précision.
Le dispositif mécanique
C'est l'ancêtre des machines de pointage. Il comporte un système d'horlogerie qui permet d'enregistrer les heures d'entrée et de sortie. Le dispositif fonctionne à partir d'une carte de pointage ou d'une commande.
Le dispositif numérique
C'est une version plus avancée de la pointeuse mécanique. Elle comporte les mêmes fonctionnalités de base, auxquelles s'ajoute un système d'enregistrement plus précis des horaires de pointage. Ces données sont rassemblées, traitées et analysées pour créer les fiches de paie par exemple.
Le dispositif mobile
L'appareil mobile s'adresse surtout aux sociétés dont les employés sont souvent amenés à se déplacer. Il s'agit d'un appareil très pratique permettant différents modes de pointage. Il est utilisé pour permettre aux chefs d'entreprise ainsi qu'aux managers d'effectuer le suivi des informations relatives au personnel à partir de leur poste de direction.
Le modèle digital
Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à s'intéresser à la pointeuse digitale, plus communément appelée « pointeuse biométrique ». Grâce aux technologies modernes, les fabricants ont donc réussi à créer un nouvel appareil avec des fonctionnalités plus étendues et une précision de pointe. Certains modèles permettent même l'identification avec la pupille des yeux.
La pointeuse-badgeuse
Dans cet appareil, un logiciel de badgeage est associé au système de gestion du pointage. Les employés utilisent un badge pour signaler leurs entrées et leurs sorties en toute autonomie. Ce modèle est le plus prisé au monde.
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Les 5 avantages d'utiliser une pointeuse en entreprise
Essentielle pour développer son entreprise, la pointeuse vous évite le casse-tête inutile de la gestion manuelle des horaires de travail, surtout avec un effectif important. Elle permet :
L'optimisation la gestion des ressources humaines
En choisissant la bonne pointeuse, vous n'aurez plus à gérer les heures de travail sur papier. Les employés enregistrent, seuls, leurs entrées et sorties. Ils pointent en utilisant leur badge. Les données sont collectées en quelques secondes, ce qui permet de gagner un temps non négligeable. Cet outil permet de gérer les plannings du personnel, les jours de congés, les heures supplémentaires, les absences, etc.
La simplification du processus de rémunération
Avec une pointeuse horaire, vous aurez à votre disposition toutes les informations nécessaires et les chiffres précis pour créer les fiches de paie, et ce en quelques clics. Les calculs des absences et des soldes de congés se font de manière automatique. En fonction du niveau de sophistication de la machine, elle peut créer, pour vous, des fichiers de prépaie que vous utiliserez, plus tard, pour la création des fiches finales.
Une preuve irrévocable
Sachant que les données collectées par la pointeuse sont enregistrées à travers un logiciel digitalisé, il n'y a aucune marge d'erreur. Si vous souhaitez vérifier l'entrée ou les heures supplémentaires effectuées par l'un de vos employés, il suffit de revenir aux données collectées. Cet outil est également utile pour fournir les informations réclamées par les équipes d'inspection.
Une solution pour booster la productivité
La pointeuse est conçue pour identifier les retards, ce qui rend les employés encore plus conscients de leur habitudes quotidiennes et les responsabilise davantage. La présence de cet appareil suffit pour les inciter à écourter leurs temps de pause : une solution qui permet à l'entreprise de gagner en productivité.
Un climat social plus agréable
L'usage de la pointeuse évite la favorisation et place ainsi tous les employés sur une ligne d'égalité, ce qui améliorer le climat social au sein d l'entreprise et simplifie les relations entre les employés en dépit de leur statut hiérarchique.
En télétravail, la pointeuse conserve tout son sens. Depuis la pandémie, les Français sont de plus en plus nombreux à opter pour ce schéma professionnel. Les entreprises n'avaient d'autre choix que de devoir s'y adapter en choisissant des solutions de gestion RH plus développées. Et la pointeuse en fait indéniablement partie ! Le logiciel permet de gérer à distance l'assiduité et la ponctualité de ceux qui travaillent en ligne.